Ab dem 01.01.2025 gilt sie verbindlich: die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Spätestens dann müssen Unternehmen und Steuerkanzleien elektronische Rechnungen nicht nur versenden, sondern auch empfangen können. Eine Lösung, die DATEV anbietet, ist das DATEV E-Rechnungspostfach, welches über das kostenfreie E-Rechnungsportal erreichbar ist. Wir von der Accountico GmbH erklären Ihnen, wie es funktioniert, worauf Sie achten sollten und ob sich die Nutzung für Ihre Kanzlei lohnt.
Was ist das DATEV E-Rechnungspostfach?
Das E-Rechnungspostfach ist ein Bestandteil des DATEV E-Rechnungsportals. Dort können elektronische Rechnungen (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen, validiert und zur weiteren Verarbeitung in DATEV Unternehmen online übertragen werden. Aktuell ist das Angebot bis zum 30.06.2025 kostenfrei nutzbar, danach fallen 0,50 € pro Rechnung an (ab der 26. Rechnung pro Monat).
So funktioniert der Empfang über das E-Rechnungspostfach
- Registrierung & Verifizierung Sie registrieren sich im E-Rechnungsportal und verifizieren sich per Personalausweis oder Bankkonto. Das funktioniert unkompliziert, ohne Callcenter oder Video-Ident.
- Einrichtung einer speziellen E-Mail-Adresse Ihnen wird eine dedizierte E-Mail-Adresse bereitgestellt, an die Lieferanten ihre Rechnungen senden können. Alternativ können Sie E-Mails an diese Adresse weiterleiten – vergleichbar mit der bekannten Upload-Mail.
- Empfang über Rechnungsnetzwerke Rechnungen können auch über die Netzwerke Peppol oder Traffics direkt zugestellt werden, sofern Ihre Lieferanten diese nutzen.
- Validierung & Visualisierung Eingehende E-Rechnungen werden auf Konformität mit der EU-Norm geprüft. Bei Fehlern erhalten Sie zwar einen Hinweis, aber keine detaillierte Fehlerbeschreibung.
- Übertragung an DATEV Unternehmen online Die validierten Rechnungen werden automatisiert an Unternehmen online weitergeleitet. Dort erfolgt die revisionssichere Archivierung, denn das E-Rechnungsportal bietet keine Archivfunktion.
Vorteile und Grenzen aus Kanzleisicht
Vorteile:
- Einfache Einrichtung und Nutzung
- Automatisierte Prüfung auf EU-Konformität
- Integration in bestehende DATEV-Umgebung
- Schöne Visualisierung der Rechnungsinhalte
Grenzen:
- Keine Archivfunktion
- Fehlende Detailangaben bei Validierungsfehlern
- Keine automatische Rechnungsprüfung (nur Formatvalidierung)
- Kostenpflichtig ab Juli 2025 (0,50 € je Beleg)
Unsere Einschätzung als Digitalisierungspartner für Steuerkanzleien
Das E-Rechnungspostfach kann für Kanzleien mit klar strukturierten Lieferantenbeziehungen und hohem Belegvolumen eine sinnvolle Ergänzung sein. Besonders in Kombination mit Peppol bietet es ein gewisses Maß an Sicherheit gegen Rechnungsbetrug.
Allerdings: Wer bereits gut mit Unternehmen online arbeitet und Belege z. B. per Upload-Mail erhält, wird kaum Mehrwert erkennen – insbesondere nicht bei einem Preis von 0,50 € pro Beleg.
Unser Tipp: Jetzt kostenfrei testen, Prozesse analysieren und entscheiden, ob sich die Investition ab Juli 2025 lohnt.
Sie brauchen Unterstützung bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht? Wir helfen Ihnen bei der strategischen Integration digitaler Rechnungsprozesse, sei es über das E-Rechnungsportal oder andere DATEV-Lösungen.
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