Ab 2025 Pflicht: Zeit zu handeln
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen in Kraft. Für viele Unternehmen und Steuerkanzleien ist das der Startschuss, ihre Rechnungsprozesse endlich zu digitalisieren. Doch welches E-Rechnungsformat ist das richtige? Besonders zwei Formate stehen zur Wahl: X-Rechnung und Zugpferd. Beide haben ihre Stärken – aber auch klare Unterschiede. Als Digitalisierungsexperten mit Wurzeln in der Steuerberatung beleuchten wir von der Accountico GmbH, welches Format für Ihre Kanzlei oder Ihre Mandanten geeignet ist.
Was ist eine X-Rechnung?
Die X-Rechnung ist ein reines XML-Format, das für Maschinen optimal lesbar, für Menschen jedoch nahezu unbrauchbar ist. Ursprünglich für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt, ist sie heute Standard im B2G-Bereich (Business to Government). Sie erfordert eine sogenannte Leitweg-ID, um die Rechnung dem Empfänger korrekt zuzuordnen.
Vorteile:
- Einheitlicher Standard für den öffentlichen Sektor
- Fördert automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen
- Hohe Manipulationssicherheit
Nachteile:
- Nicht visuell lesbar ohne spezielle Software
- Höherer Implementierungsaufwand
- Wenig praxistauglich für kleinere Unternehmen
Was ist das Zugpferd-Format?
Zugpferd ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Das heißt: Für den Menschen bleibt die Rechnung als gewohnte PDF sichtbar, gleichzeitig kann die XML automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. Ideal also für den Mittelstand und für Steuerkanzleien, die Mandanten verschiedener Digitalisierungsstufen betreuen.
Vorteile:
- Lesbarkeit für Mensch und Maschine
- Einfach per E-Mail versendbar
- Mandantenfreundlich, da visuell vertraut
Nachteile:
- Potenziell inkonsistente Inhalte zwischen PDF und XML
- Leichte Angriffsfläche bei nicht professioneller Erstellung
Unsere Empfehlung für Steuerkanzleien und KMU
Die Wahl des Formats sollte sich an der Zielgruppe und den technischen Gegebenheiten orientieren. Für Steuerkanzleien und mittelständische Unternehmen ist Zugpferd die deutlich praxistauglichere Lösung:
- Kundenfreundlich und visuell gewohnt
- Kompatibel mit den meisten Buchhaltungssystemen
- Einfacher in der Umsetzung
Wer hingegen regelmäßig Rechnungen an Behörden stellt, sollte sich zusätzlich mit der X-Rechnung vertraut machen und entsprechende Schnittstellen einrichten.
Fazit: Mit Zugpferd digital starten, X-Rechnung optional ergänzen
Ab 2025 wird die digitale Rechnung zur Pflicht. Für einen reibungslosen Umstieg empfehlen wir, jetzt mit dem Zugpferd-Format zu starten. Es bietet die nötige Flexibilität, ist mandantenfreundlich und unterstützt die Automatisierung in der Kanzlei. Die Accountico GmbH begleitet Sie bei der Umsetzung, bietet praxisnahe Lösungen und kennt die Herausforderungen aus dem Kanzleialltag.
Jetzt beraten lassen: accountico.de – 0231 90038490 – info@accountico.de
