Fehlende Belege zählen zu den größten Zeitfressern in der Buchhaltung. Sie verursachen unnötigen Mehraufwand, verzögern Prozesse und führen zu Frust auf Kanzlei- wie auf Mandantenseite. Doch mit der neuen Funktion in DATEV Unternehmen online wird das lückenlose Belegmanagement zur Selbstverständlichkeit. In diesem Beitrag zeigen wir praxisnah, wie Steuerkanzleien mit wenigen Schritten einen automatisierten Prozess etablieren können, der sowohl für das Kanzleiteam als auch für die Mandanten echten Mehrwert schafft.
Das altbekannte Problem: Fehlende Belege
Ob Kontoauszüge durchforstet oder Excel-Listen gepflegt werden – das Nachfordern von Belegen bleibt ein mühseliger Bestandteil des Buchhaltungsalltags. Trotz intensiver Kommunikation bleibt am Ende oft ein Teil der Belege unauffindbar. Das kostet Zeit, Nerven und kann im schlimmsten Fall zu steuerlichen Nachteilen führen.
Die Lösung: Automatisierte Beleganforderung mit DATEV Unternehmen online
Mit einer neuen Funktion in DATEV Unternehmen online wird das Klären offener Buchungsposten jetzt deutlich einfacher. Die Automatisierung erfolgt in mehreren intelligenten Schritten:
1. Zugriff auf das Klärungskonto
Über „Auswertung Rechnungswesen“ lässt sich das Kontoblatt mit noch offenen Buchungen einsehen. Diese Buchungen werden systematisch gefiltert und dargestellt – perfekt vorbereitet für die nächsten Schritte.
2. Automatische Belegzuweisung
Buchungen ohne zugewiesene Belege werden übersichtlich hervorgehoben. Der Vorteil: Steuerberater sehen sofort, welche Buchungen noch zu klären sind und können gezielt nachfassen.
3. Direkte Übersicht für Mandanten
Mandanten erhalten einen strukturierten Überblick über alle offenen Sachverhalte. Das spart Erklärungsaufwand und verbessert die digitale Zusammenarbeit enorm.
Wichtige Voreinstellungen in DATEV Rechnungswesen
Damit die Informationen möglichst effizient bereitgestellt werden können, empfehlen wir folgende Einstellungen:
Buchungstext automatisch füllen
- Aktivierung der Funktion, damit der Name des Geschäftspartners automatisch in den Buchungstext übernommen wird
- Funktioniert für Banktransaktionen ebenso wie für PayPal-Zahlungen
- Ergebnis: Mandanten sehen sofort, an wen oder von wem eine Zahlung stammt
Klärungssachverhalte systematisch verwalten
- Aktivierung der OPOS-Funktion in den Stammdaten für das relevante Klärungskonto
- Ermöglicht den automatischen Abgleich mit nachgereichten Belegen
So geht’s: Automatisierte Bereitstellung & Mandantenkommunikation
Kontoblatt mit offenen Posten bereitstellen
- Über die Buchführungsdienstleistung kann das Kontoblatt automatisiert bereitgestellt werden
- Einfach in DATEV Unternehmen online unter „Bereitstellen für Online RZ“ aktivieren
Direkte Kommunikation per Link
- Mandanten erhalten eine E-Mail mit einem Direktlink zur DATEV-Auswertung
- Nach dem Login sehen sie alle noch offenen Buchungen auf einen Blick
Mehr Motivation durch steuerliche Vorteile
Mandanten benötigen oft einen Anreiz, um fehlende Belege zügig nachzureichen. Ein steuerlicher Vorteil kann hier Wunder wirken. Ein Beispieltext für die Mandantenkommunikation:
„Sehr geehrter Mandant, bei der Erstellung Ihrer Buchhaltung haben wir einige steuerliche Optimierungspotenziale entdeckt. Falls Sie uns die Belege zu den folgenden Zahlungen nachreichen, können wir diese als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen und den Vorsteuerabzug für Sie sichern.
Für jeden fehlenden Beleg können Sie eine Steuerersparnis von bis zu 41 % erzielen.“
Diese Kommunikation ist klar, konkret und motivierend – mit direktem Bezug zum wirtschaftlichen Vorteil.
Fazit: Schluss mit lückenhafter Buchhaltung
Die neue Funktion in DATEV Unternehmen online macht Schluss mit dem klassischen Belegchaos. Dank smarter Automatisierung, klarer Kommunikation und direkter Integration in den Kanzleialltag profitieren alle Beteiligten von einem reibungsloseren, effizienteren Buchhaltungsprozess.
Accountico GmbH unterstützt Steuerkanzleien dabei, diese Prozesse optimal aufzusetzen und dauerhaft zu etablieren. Profitieren Sie von unserem tiefgreifenden Kanzleiwissen, praxisnaher Digitalisierungsexpertise und einem klaren Fokus auf effiziente Zusammenarbeit.
Kontakt: accountico.de | 0231 90038490 | info@accountico.de
