Das Mahnwesen zählt zu den sensibelsten Bereichen in der Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant. Fehlende Transparenz, manuelle Abstimmungen und unklare Zuständigkeiten führen häufig zu Verzögerungen und Unzufriedenheit. Mit dem neuen DATEV Mahnvorschlagsdialog steht nun ein digitales Werkzeug zur Verfügung, das diesen Prozess grundlegend vereinfacht und professionalisiert.  

Die Herausforderung: Klassisches Mahnwesen in der Praxis

In der traditionellen Buchhaltungspraxis erfolgt das Mahnwesen über die Offene-Posten-Liste im DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Die Kanzlei erstellt Mahnvorschläge, entscheidet über Mahnstufen und versendet die Mahnungen. Die Mandanten sind dabei oft nur passiv eingebunden, obwohl sie die Kundenbeziehungen besser kennen und differenzierter entscheiden könnten, welche Forderungen tatsächlich gemahnt werden sollen.

Diese Vorgehensweise führt zu einem hohen Abstimmungsaufwand: Listen werden per E-Mail oder Post versendet, Rückmeldungen manuell eingepflegt, und Missverständnisse sind vorprogrammiert. Gerade bei Mandanten mit vielen offenen Posten oder individuellen Mahnstrategien stößt dieses Verfahren schnell an seine Grenzen.

Die Lösung: Der DATEV Mahnvorschlagsdialog

Der Mahnvorschlagsdialog ist eine kostenlose Zusatzkomponente von DATEV Unternehmen online, die den Mahnprozess digitalisiert und die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant effizienter gestaltet. Alle Prozessschritte sind nahtlos in die vertraute Arbeitsumgebung von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online integriert – für maximale Effizienz.

So funktioniert der Mahnvorschlagsdialog:

1. Erstellung der Mahnvorschläge: Die Kanzlei erstellt wie gewohnt Mahnvorschläge im DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
2. Übermittlung an den Mandanten: Die Vorschläge werden digital über den Mahnvorschlagsdialog an den Mandanten übermittelt.
3. Prüfung durch den Mandanten: Der Mandant prüft die Vorschläge in DATEV Unternehmen online, entscheidet, welche Forderungen gemahnt werden sollen, und kann Kommentare oder Hinweise hinzufügen.
4. Rückmeldung an die Kanzlei: Die Rückmeldungen werden automatisch in das DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übernommen, sodass die Kanzlei die finalen Mahnungen erstellen kann.

Dieser digitale Prozess reduziert den Abstimmungsaufwand erheblich, minimiert Fehlerquellen und sorgt für eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant.

Vorteile für Kanzleien und Mandanten

• Effizienzsteigerung: Durch die digitale Abstimmung entfallen zeitaufwändige manuelle Prozesse.
• Fehlerreduktion: Automatische Datenübernahmen minimieren das Risiko von Eingabefehlern.
• Transparenz: Sowohl Kanzlei als auch Mandant haben jederzeit einen klaren Überblick über den Status der Mahnvorschläge.
• Individuelle Anpassungen: Mandanten können spezifische Hinweise geben, z. B. bei strittigen Forderungen oder besonderen Kundenbeziehungen.
• Professionalisierung des Mahnwesens: Die Kanzlei kann ihren Mandanten einen modernen, digitalen Service bieten, der über die klassische Buchhaltung hinausgeht.

Voraussetzungen und Einrichtung

Um den Mahnvorschlagsdialog nutzen zu können, sind folgende Schritte erforderlich:

1. Modul aktivieren: In DATEV Unternehmen online muss das Modul „Mahnvorschlagsdialog“ aktiviert werden.
2. Rechte vergeben: Die entsprechenden Zugriffsrechte für Kanzlei und Mandant müssen eingerichtet werden.
3. Prozess etablieren: Sowohl Kanzlei als auch Mandant sollten den neuen Prozess gemeinsam besprechen und etablieren, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Detaillierte Informationen zur Einrichtung finden Sie im DATEV Hilfe-Center.

Fazit: Mahnwesen als Service neu denken

Der DATEV Mahnvorschlagsdialog bietet Steuerkanzleien die Möglichkeit, das Mahnwesen als professionelle Dienstleistung neu zu positionieren. Durch die digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten wird der Prozess nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und kundenorientierter.

Für Kanzleien, die ihren Mandanten einen modernen und digitalen Service bieten möchten, ist der Mahnvorschlagsdialog ein wertvolles Werkzeug. Er ermöglicht eine enge Zusammenarbeit, reduziert den administrativen Aufwand und stärkt die Kundenbindung.

Sie möchten den Mahnvorschlagsdialog in Ihrer Kanzlei einführen oder benötigen Unterstützung bei der Einrichtung? Die Accountico GmbH steht Ihnen mit ihrer Expertise im Bereich der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen zur Seite. Als spezialisierte IT- und Digitalisierungsagentur für Steuerkanzleien bieten wir Ihnen praxisnahe Lösungen und individuelle Beratung.

Kontaktieren Sie uns:

• Website: accountico.de
• Telefon: 0231 90038490
• E-Mail: info@accountico.de

Gemeinsam gestalten wir die Zukunft Ihres Mahnwesens – digital, effizient und mandantenorientiert.