Die Buchung von Kreditkartenabrechnungen stellt viele Steuerkanzleien vor Herausforderungen: fehlende Belege, unklare Zuordnungen und aufwendige manuelle Prozesse. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einer strukturierten Vorgehensweise und dem Einsatz von DATEV-Tools Kreditkartenabrechnungen effizient und transparent verbuchen können.

1. Die Ausgangslage: Typische Probleme bei Kreditkartenabrechnungen

Kreditkarten werden häufig für verschiedene Ausgaben genutzt, deren Belege nicht immer zeitnah oder vollständig in der Buchhaltung erfasst werden. Am Monatsende erscheint dann eine Sammelabbuchung auf dem Bankkonto, die schwer zuzuordnen ist. Ohne klare Struktur führt dies zu Mehraufwand und potenziellen Fehlerquellen.

2. Der optimale Workflow: Schritt für Schritt zur effizienten Buchung

a. Belege digital erfassen und bereitstellen

Nutzen Sie DATEV Unternehmen online, um Kreditkartenbelege zeitnah zu digitalisieren und zentral abzulegen. Dies ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und erleichtert die spätere Zuordnung in der Buchhaltung.

b. Einrichtung eines Verrechnungskontos

Legen Sie ein separates Verrechnungskonto für Kreditkarten an, z.B. Konto 1468 im SKR 04. Dieses Konto dient als Zwischenkonto, über das die einzelnen Kreditkartenzahlungen erfasst werden. Die spätere Sammelabbuchung vom Bankkonto wird dann gegen dieses Verrechnungskonto gebucht.

c. Nutzung der Funktion „Zahlung buchen“ in DATEV

Mit der Funktion „Zahlung buchen“ können Sie die Kreditkartenabrechnung aufteilen und die einzelnen Zahlungen den entsprechenden Kreditoren zuordnen. Dies ermöglicht eine präzise Verbuchung und erleichtert die Abstimmung offener Posten.

d. Umgang mit Fremdwährungen und Differenzen

Bei Zahlungen in Fremdwährungen können Währungsdifferenzen auftreten. Diese sollten auf entsprechende Konten für Währungsumrechnungsdifferenzen gebucht werden, um die Buchhaltung korrekt abzubilden.

3. Automatisierungsmöglichkeiten: Kreditkarten mit DATEV-Schnittstelle

Für eine noch effizientere Verarbeitung empfiehlt sich der Einsatz von Kreditkarten mit DATEV-Schnittstelle, wie z.B. Pleo oder Pliant. Diese ermöglichen den automatischen Import von Transaktionen inklusive Belegen und Vorkontierung in DATEV, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert wird.

Fazit: Strukturierte Prozesse für mehr Effizienz

Durch die Einrichtung eines Verrechnungskontos, die konsequente Nutzung digitaler Belegablage und den Einsatz von DATEV-Funktionen können Sie Kreditkartenabrechnungen effizient und transparent verbuchen. Für eine noch höhere Automatisierung bieten sich Kreditkarten mit DATEV-Schnittstelle an.

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