Die Kostenstellenrechnung ist ein zentrales Instrument zur internen Kostenkontrolle und Steuerung in Unternehmen. Doch nur wenn die zugrunde liegenden Daten stimmen, liefert sie auch belastbare Ergebnisse. In diesem Beitrag erfährst du praxisnah, wie du Kostenstellen effizient und korrekt mit DATEV Unternehmen Online erfassen kannst – und welche Einstellungen dabei besonders wichtig sind.

Warum ist die Kostenstellenrechnung so wichtig?

Eine strukturierte Kostenstellenrechnung ermöglicht eine gezielte Analyse der Unternehmensbereiche. Sie macht sichtbar, wo Kosten entstehen, und hilft so dabei, Optimierungspotenziale zu erkennen. Gerade für Steuerkanzleien und ihre Mandant:innen im Mittelstand ist sie ein entscheidender Faktor für fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Voraussetzung dafür ist allerdings eine lückenlose und korrekte Erfassung der Daten – direkt an der Quelle.

Die Herausforderung: Fehlerfreie Zuordnung in der Praxis

In der Praxis zeigt sich oft: Die korrekte Zuordnung von Kostenstellen ist fehleranfällig. Wird ein Beleg ohne Kostenstelle erfasst oder wird diese nicht in den Buchungssatz übernommen, gehen wertvolle Auswertungsmöglichkeiten verloren. Genau hier bietet DATEV Unternehmen Online praktische Lösungen, um die Erfassung so effizient und sicher wie möglich zu gestalten.

DATEV Unternehmen Online: Zwei Wege zur Kostenstellenerfassung

DATEV Unternehmen Online bietet zwei Bearbeitungsformen für die Erfassung von Kostenstellen:

1. Bearbeitungsform Standard:
   • Hier kann das Feld „Kostenstelle“ bei der Belegerfassung aktiviert werden.
   • Risiko: Wenn Buchhalter:innen schneller buchen, als du erfassen kannst, wird die Kostenstelle nicht übernommen.
2. Bearbeitungsform Erweitert:
   • Hier gibst du Belege erst nach vollständiger Erfassung (inkl. Kostenstelle) zur Buchhaltung frei.
   • Vorteil: Die Übernahme in die Buchung ist garantiert und Auswertungen sind vollständig.

So richtest du die Kostenstellenerfassung ein – Schritt für Schritt

1. Einstellungen anpassen: Logge dich in DATEV Unternehmen Online ein und gehe zu den Einstellungen. Wähle „Erfassungsmaske konfigurieren“.
2. Maske bearbeiten: Erstelle eine neue Maske oder passe eine bestehende an. Aktiviere das Feld „Kost 1“ für die Kostenstelle.
3. Belege erfassen: Gehe zur Belegerfassung. Jetzt sollte das Feld „Kost 1“ sichtbar sein. Trage hier die jeweilige Kostenstelle ein.
4. Belege aufteilen: Wenn ein Beleg mehreren Kostenstellen zugeordnet werden soll, nutze die Belegaufteilung. Weise jeder Position eine passende Kostenstelle zu.
5. Übergabe an die Buchhaltung: Nach vollständiger Erfassung gibst du die Belege frei. Die Buchhaltung kann nun mit allen relevanten Informationen arbeiten.

Fazit: Mehr Kontrolle mit der erweiterten Bearbeitungsform

Die erweiterte Bearbeitungsform in DATEV Unternehmen Online bietet klare Vorteile für Unternehmen und Kanzleien: Sie stellt sicher, dass alle Kostenstellen korrekt erfasst und in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. So ermöglicht sie präzise betriebswirtschaftliche Auswertungen und schafft die Grundlage für effektive Steuerung und Kontrolle.

Als Digitalisierungsexperten mit Wurzeln in der Steuerberatung unterstützt die Accountico GmbH Steuerkanzleien und Unternehmen dabei, ihre Prozesse rund um DATEV optimal zu strukturieren – praxisnah, effizient und zukunftssicher.

FAQ: Kostenstellenrechnung mit DATEV Unternehmen Online

1. Warum ist eine korrekte Kostenstellenzuordnung wichtig?
   • Sie ermöglicht eine detaillierte Kostenkontrolle und bessere Entscheidungen.
2. Was bringt die erweiterte Bearbeitungsform?
   • Sie verhindert, dass Kostenstellen vergessen werden, und stellt die Datenqualität sicher.
3. Kann ich mehrere Kostenstellen pro Beleg erfassen?
   • Ja, über die Belegaufteilung.
4. Wie kann ich die erfassten Daten auswerten?
   • Per Export in Excel oder andere Tools ist eine detaillierte Auswertung möglich.
5. Wie optimiere ich meine Buchhaltungsprozesse mit DATEV Unternehmen Online?
   • Durch strukturierte Abläufe, die Nutzung der erweiterten Bearbeitungsform und regelmäßige Datenkontrollen.

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