In der täglichen Praxis von Steuerkanzleien ist die Kontenanlage im DATEV Rechnungswesen ein scheinbar einfacher Schritt – tatsächlich birgt er jedoch großes Fehlerpotenzial. Fehlerhafte Automatikkonten können zu gravierenden Problemen in der Finanzbuchhaltung und bei der steuerlichen Auswertung führen. Aus unserer Erfahrung bei der Accountico GmbH wissen wir: Schon kleine Ungenauigkeiten bei der Kontenanlage führen zu unerwünschten Auswirkungen in Auswertungen, der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Übergabe an das Steuerprogramm.
Damit Ihnen das nicht passiert, zeigen wir Ihnen die drei häufigsten Fehler – und wie Sie es besser machen.
Fehler 1: Falsche Kontonummer gewählt
Viele Kanzleien greifen bei der Kontenanlage intuitiv zur nächsten freien Nummer – ohne den zugrundeliegenden Systematik des DATEV-Kontenrahmens zu beachten. Das Problem: Manche Bereiche, wie z. B. die Konten im Bereich 3100–3199 (Fremdleistungen mit Vorsteuer), enthalten reservierte Kontonummern, die nicht einfach überschrieben werden dürfen. Werden sie dennoch überschrieben, kann es zu fehlerhaften Auswertungen oder Problemen bei der Übergabe an das Steuerprogramm kommen.
Unser Praxistipp:
Legen Sie neue Konten immer innerhalb des vorgesehenen Funktionsbereichs an und wählen Sie – sofern möglich – ein freies Unterkonto, um die Automatiken (z. B. Umsatzsteuerfunktion) vom Hauptkonto zu übernehmen. Wenn keine freien Konten verfügbar sind, denken Sie über eine Kontenrahmenerweiterung oder eine Auswertung über Kostenstellen nach.
Fehler 2: Konto wird direkt produktiv verwendet – ohne vorherige Tests
Ist das Konto einmal bebucht, lassen sich zentrale Eigenschaften (wie Steuersatz oder Funktion) nicht mehr ändern – außer unter großem Aufwand. Dennoch sehen wir in der Praxis häufig, dass neue Konten direkt verwendet werden, ohne ihre Automatiken vorher getestet zu haben.
Unser Praxistipp:
Legen Sie das Konto im DATEV Rechnungswesen zunächst testweise an und führen Sie eine Buchung im Belegbild durch. Prüfen Sie, ob der gewünschte Steuersatz automatisch angewendet wird oder ob bei speziellen Funktionen (z. B. Faktor 2 bei Anzahlungen) die Umbuchungen korrekt erfolgen. Erst wenn alles korrekt funktioniert, sollten Sie das Konto produktiv einsetzen.
Fehler 3: Fehlende oder ungenaue Kontenbezeichnung
Die Kontenbeschreibung ist weit mehr als eine Formalie – sie ist essenziell für die richtige Verwendung im Arbeitsalltag und insbesondere für Vertretungssituationen. Ein Konto mit unklarer Bezeichnung kann dazu führen, dass Buchhalter:innen die Funktion des Kontos nicht korrekt erfassen – mit gravierenden Folgen.
Unser Praxistipp:
Vergeben Sie aussagekräftige Kontobezeichnungen, die wichtige Automatiken deutlich machen, z. B.:
- „Erlöse Edelholz 19 % USt“
- „Erhaltene Anzahlung 19 % / Umbuchung 100 % Bestandsveränderung“
So stellen Sie sicher, dass alle Nutzer:innen sofort erkennen, welche Steuerlogik und Umbuchungshandlungen das Konto auslöst – auch bei komplexeren Funktionen wie Faktor 2.
Fazit: Sorgfalt bei der Kontenanlage zahlt sich aus
Die korrekte Kontenanlage ist kein Selbstläufer – aber sie ist der Schlüssel für ein funktionierendes, fehlerfreies Rechnungswesen in DATEV. Wenn Sie die drei genannten Fehler vermeiden, sparen Sie nicht nur Zeit bei der Fehleranalyse, sondern stellen auch sicher, dass alle nachgelagerten Prozesse sauber und effizient ablaufen.
Als spezialisierte Digitalagentur für Steuerkanzleien kennen wir bei der Accountico GmbH die Herausforderungen in der Praxis genau – denn unser Team besteht ausschließlich aus Fachleuten mit Erfahrung in der Steuerberatung. Wir unterstützen Kanzleien dabei, ihre DATEV-Umgebung optimal aufzubauen, interne Prozesse zu strukturieren und die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten effizient zu gestalten.
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