Die Buchhaltung ist für viele Steuerkanzleien und KMU ein aufwändiger, aber unvermeidbarer Bestandteil des Tagesgeschäfts. Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Verbuchung von Bankumsätzen schlummert ein enormes Automatisierungspotenzial. Ein Werkzeug, das dieses Potenzial gezielt hebt, ist der DATEV Kontoauszugsmanager. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du mit dem Kontoauszugsmanager bis zu 40 % deiner Buchhaltungszeit einsparen kannst – praxisnah und direkt umsetzbar.

Warum der DATEV Kontoauszugsmanager ein unverzichtbares Werkzeug ist

Der Kontoauszugsmanager der DATEV ist eines der etabliertesten Tools zur Automatisierung von Buchungen auf Basis elektronischer Kontoauszüge. Durch die intelligente Verknüpfung von Zahlungen mit offenen Posten ermöglicht er eine nahezu vollautomatische Verarbeitung von Bankumsätzen. Für Steuerkanzleien bedeutet das: Weniger manuelle Erfassung, schnellere Prozesse und mehr Zeit für die eigentliche Beratung.

Gerade in Kombination mit digitalen Prozessen wie dem Belegtransfer via DATEV Unternehmen Online oder dem Rechnungseingangs-Workflow bietet der Kontoauszugsmanager enorme Effizienzvorteile.

So funktioniert der DATEV Kontoauszugsmanager

Die Basis des Kontoauszugsmanagers ist der Import elektronischer Kontoauszüge über das DATEV-Rechenzentrum. Im nächsten Schritt verknüpft das System die Zahlung mit vorhandenen Rechnungen und erstellt daraus einen automatisierten Buchungsvorschlag. Dieser wird dann im Buchungssatz sichtbar und kann – je nach Konfiguration – automatisch verbucht oder manuell bestätigt werden.

Einmal eingerichtet, läuft der Prozess täglich im Hintergrund und sorgt so für einen kontinuierlichen Buchungsfluss. Voraussetzung ist lediglich eine saubere Datenbasis.

Tipps & Einstellungen für maximale Effizienz

Wer das volle Potenzial des Kontoauszugsmanagers ausschöpfen will, sollte einige zentrale Einstellungen vornehmen:

1. Voreinstellungen für Belege: Definiere wiederkehrende Buchungskonten und Auftraggebernamen. Dadurch erkennt das System z.B. Miete oder Leasingraten sofort und ordnet sie automatisch richtig zu.
2. Standardkonten pro Mandant: Gerade bei kleineren Mandaten mit nur einem Geschäftskonto lohnt es sich, dieses Konto als Standard zu hinterlegen. Das spart Suchzeit und reduziert Fehler.
3. Pflege der Stammdaten: Je besser die Stammdaten gepflegt sind, desto höher die Trefferquote bei der automatischen Buchung.

Das Ampelsystem: Transparenz auf einen Blick

Ein Highlight des Kontoauszugsmanagers ist das intuitive Ampelsystem, das die Qualität des Buchungsvorschlags anzeigt:

• Grüne Lampe: Der Umsatz passt eindeutig zu einem offenen Posten – die Buchung kann vollautomatisch erfolgen.
• Gelbe Lampe: Es gibt kleinere Unstimmigkeiten, z.B. durch Skonto oder Teilzahlungen. Eine manuelle Prüfung ist sinnvoll.
• Rote Lampe: Der Buchungsvorschlag ist unklar, z.B. weil das Gegenkonto fehlt. Hier ist Handarbeit gefragt.

Diese visuelle Einordnung hilft, sich auf die relevanten Fälle zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen.

Lern-Dateien & Automatisierung

Ein entscheidender Hebel für noch mehr Automatisierung sind sogenannte Lern-Dateien. Diese speichern bereits gebuchte Vorgänge und nutzen sie als Vorlage für zukünftige Buchungen. Das lohnt sich besonders bei:

• Wiederkehrenden Zahlungen (z.B. Versicherungen, Miete)
• Lieferanten mit konstanten Zahlungsmodalitäten
• Mandanten mit regelmäßigen Abbuchungen

Umgang mit Sammelüberweisungen

Sammelüberweisungen sind ein Klassiker in der Buchhaltung – und leider ein Stolperstein für viele Automatisierungsprozesse. Der Kontoauszugsmanager bietet hier verschiedene Ansätze:

• Splitten in DATEV Unternehmen Online: Hier lassen sich die Zahlungen manuell aufteilen und anschließend sauber importieren.
• Bankseitige Aufschlüsselung: Manche Banken bieten die Möglichkeit, Sammelbuchungen transparenter darzustellen. Eine Rücksprache mit der Bank kann sich also lohnen.

Fazit: Mehr Effizienz durch Automatisierung mit DATEV

Der DATEV Kontoauszugsmanager ist weit mehr als ein Hilfsprogramm zur Buchung von Kontoauszügen – er ist ein echter Effizienz-Booster für deine Buchhaltung. Durch automatische Buchungsvorschläge, ein kluges Ampelsystem und lernende Mechanismen kannst du Routineaufgaben spürbar reduzieren und die Qualität deiner Finanzbuchhaltung steigern.

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