Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Für Steuerkanzleien und kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU) bedeutet dies nicht nur eine Anpassung ihrer Prozesse, sondern auch die Notwendigkeit, die Qualität und Konformität ihrer elektronischen Rechnungen sicherzustellen. Eine valide E-Rechnung ist dabei nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch essenziell für die reibungslose Zusammenarbeit mit Mandanten und Geschäftspartnern.

Was macht eine E-Rechnung valide?

Eine E-Rechnung gilt als valide, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm definiert ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Zentrale Bestandteile sind:

• Pflichtfelder: Bestimmte Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum, Steuersätze und -beträge sowie die Bankverbindung des Zahlungsempfängers müssen enthalten sein.
• Struktur und Format: Die Rechnung muss in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen, das den technischen Spezifikationen entspricht.
• Regelkonformität: Es dürfen keine widersprüchlichen Angaben gemacht werden, z. B. darf nicht gleichzeitig ein Leistungsdatum und ein Leistungszeitraum angegeben sein, wenn nur eines zulässig ist.

Die Einhaltung dieser Kriterien ist entscheidend, da eine nicht valide E-Rechnung unter Umständen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt oder von öffentlichen Auftraggebern abgelehnt werden kann.

Warum ist die Validierung so wichtig?

Die Validierung einer E-Rechnung prüft, ob sie den gesetzlichen und technischen Anforderungen entspricht. Dies ist aus mehreren Gründen von Bedeutung:

1. Rechtssicherheit: Nur valide E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und schützen vor möglichen steuerlichen Nachteilen.
2. Effizienz: Valide Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden, was Zeit und Ressourcen spart.
3. Kundenzufriedenheit: Fehlerfreie Rechnungen stärken das Vertrauen der Kunden und vermeiden Rückfragen oder Korrekturanforderungen.
4. Zukunftssicherheit: Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht bis 2027 ist es wichtig, frühzeitig sicherzustellen, dass die eigenen Systeme konforme Rechnungen erstellen.

Tools zur Validierung von E-Rechnungen

Es gibt verschiedene kostenlose Tools, mit denen Unternehmen ihre E-Rechnungen auf Validität prüfen können:

• Portinvoice: Ein benutzerfreundliches Online-Tool, mit dem bis zu zehn Rechnungen pro Tag ohne Anmeldung validiert werden können. Es unterstützt Formate wie ZUGFeRD und XRechnung und bietet eine schnelle Überprüfung der Konformität.
• B2Brouter Validator: Ein weiteres kostenloses Tool, das die Validierung von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten ermöglicht. Es bietet eine einfache Benutzeroberfläche und schnelle Ergebnisse.
• ZEIT.IO: Dieses Tool prüft E-Rechnungen gegen die EU-Norm EN 16931 und bietet detaillierte Rückmeldungen zu möglichen Fehlern oder Warnungen.

Die Nutzung dieser Tools hilft Unternehmen, frühzeitig potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor Rechnungen an Kunden oder Behörden versendet werden.

Handlungsempfehlungen für Kanzleien und KMU

1. Frühzeitige Prüfung: Überprüfen Sie bestehende Rechnungsprozesse und -systeme auf ihre Fähigkeit, valide E-Rechnungen zu erstellen.
2. Testläufe durchführen: Nutzen Sie die genannten Tools, um Musterrechnungen zu validieren und mögliche Fehlerquellen zu identifizieren.
3. Softwareanbieter kontaktieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software die Anforderungen der EN 16931 erfüllt und regelmäßig aktualisiert wird.
4. Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den entsprechenden Validierungstools, um Fehler zu vermeiden.
5. Übergangsfristen nutzen: Nutzen Sie die Zeit bis zur vollständigen Einführung der E-Rechnungspflicht, um Ihre Prozesse anzupassen und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Die Accountico GmbH unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung und der Validierung Ihrer Rechnungen. Mit unserem tiefgreifenden Verständnis für Buchhaltungsprozesse und den Kanzleialltag bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für Steuerkanzleien und KMU. Kontaktieren Sie uns unter info@accountico.de oder telefonisch unter 0231 90038490.