Die Einführung von Microsoft 365 in Steuerkanzleien kann ein echter Gamechanger sein: Mehr Effizienz, bessere Zusammenarbeit, zentrale Kommunikation. Doch in der Praxis erleben wir immer wieder dieselben Stolpersteine, die verhindern, dass das volle Potenzial der Plattform ausgeschöpft wird. Als Digitalisierungspartner mit tiefem Verständnis für die Abläufe in Steuerkanzleien zeigt dir die Accountico GmbH, worauf es wirklich ankommt – und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.
1. Keine klare Strategie für die Einführung von Microsoft 365
Viele Kanzleien entscheiden sich für Microsoft 365, weil es modern, cloudbasiert und weit verbreitet ist. Nach der technischen Einrichtung durch den Systempartner häufig das große Fragezeichen: „Und jetzt?“ Ohne eine klare Einführungsstrategie bleibt das System brach liegen oder wird ineffizient genutzt. In der Praxis sehen wir dann unstrukturierte Teams, wahllos angelegte Kanäle und unkontrollierte Dateifreigaben.
Risiken: Datenchaos, Datenschutzverletzungen und ineffiziente Prozesse. Es kommt sogar vor, dass Mandanten versehentlich Zugriff auf falsche Informationen erhalten, weil niemand klare Regeln für die Freigabeeinstellungen definiert hat.
Lösung: Entwickle vorab eine verbindliche Strategie: Welche Microsoft-Tools werden wie genutzt? Wer ist für Datenschutz und Freigaben verantwortlich? Welche Standards gelten für die Struktur von Teams und Kanälen? Die Accountico GmbH unterstützt dich bei der Erstellung eines tragfähigen Konzeptes.
2. Fehlende Schulung der Mitarbeitenden
Technik allein reicht nicht. Wer Microsoft 365 und insbesondere Microsoft Teams in der Kanzlei einsetzt, muss die Menschen mitnehmen. Leider fehlt es in vielen Kanzleien an Schulung und Sensibilisierung. Mitarbeitende verstehen die Funktionen nicht, nutzen sie falsch oder lehnen das neue System ab. Die Folge: Frustration, Ineffizienz und ein digitaler Flickenteppich.
Lösung: Sorge für eine strukturierte und praxisnahe Schulung deiner Mitarbeitenden. Vom Grundlagen-Webinar bis zum individuellen Teams-Leitfaden für deine Kanzlei: Die Accountico GmbH bietet exakt abgestimmte Schulungskonzepte. Neue Mitarbeitende sollten übrigens direkt im Onboarding-Prozess eingebunden werden.
3. Keine Integration in bestehende Prozesse
Microsoft 365 ist kein Selbstläufer. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV, DMS-Lösungen oder anderen Fachanwendungen. Wenn Microsoft 365 nicht sinnvoll integriert wird, arbeiten Teams schnell in Parallelwelten. Dokumente liegen doppelt vor, Versionen gehen verloren und die Effizienz sinkt.
Lösung: Definiere klare Schnittstellen und Verfahrensregeln. Wo werden Dokumente abgelegt? Welche Aufgaben werden in Teams organisiert, welche über DATEV? Mit der richtigen Prozessberatung sorgt die Accountico GmbH dafür, dass Microsoft 365 ein integrativer Bestandteil deiner Kanzleistrategie wird.
Fazit: Struktur schlägt Technik
Microsoft 365 bietet riesiges Potenzial für Steuerkanzleien – wenn die Einführung professionell begleitet wird. Mit einer klaren Strategie, gezielten Schulungen und durchdachter Integration in bestehende Prozesse wird Microsoft 365 zu einem echten Effizienztreiber. Die Accountico GmbH begleitet dich dabei kompetent, praxisnah und mit echtem Kanzlei-Verständnis.
Kontakt: accountico.de | 0231 90038490 | info@accountico.de
