Verfahrensdokumentation – es ist so etwas wie das Handbuch Ihres Unternehmens. Sie ermöglicht Betriebsprüfern und dem Finanzamt, Ihre digitalen Steuerunterlagen nachzuvollziehen und zu überprüfen. Doch die Verfahrensdokumentation ist weit mehr als nur ein Werkzeug für externe Prüfungen. Sie ist ein entscheidendes Instrument, um interne Prozesse zu analysieren, Optimierungspotentiale zu identifizieren und Ressourcenverschwendung zu verhindern.
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?
Die Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Pflicht. Diese Vorschriften regeln die korrekte Archivierung Ihrer Daten, einschließlich Kassenführung und Belegablage, sowie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen.
Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation spiegelt die steuerrelevanten digitalen Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme eines Unternehmens wider. Sie muss alle IT-Systeme beschreiben, die zur Erfüllung der laut GoBD geforderten Buchführungspflicht sowie weiteren steuerlichen Aufzeichnungspflichten dienen.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation führen?
Seit 2015 sind alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unternehmer sowie Freiberufler verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation bereitzustellen. Dies ist besonders wichtig für Betriebe, die viel mit Bargeld arbeiten, da hier die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Geldflüsse von großer Bedeutung sind.
Aufbau der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation besteht aus fünf zentralen Abschnitten:
- Allgemeiner Teil: Hier werden grundlegende Informationen über das Unternehmen und die eingesetzten IT-Systeme zusammengefasst.
- Anwenderdokumentation: Dieser Abschnitt beschreibt die Nutzung der IT-Systeme durch die Anwender.
- Technische Systemdokumentation: Technische Details der IT-Infrastruktur werden hier festgehalten.
- Betriebsdokumentation: Beschreibt die Abläufe und Verfahren, die im täglichen Betrieb angewendet werden.
- Internes Kontrollsystem (IKS): Hier werden die Maßnahmen dokumentiert, die zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung getroffen werden.
Der Umfang und der Detaillierungsgrad der Verfahrensdokumentation hängen von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab.
Wer ist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich?
Die Erstellung und die laufende Aktualisierung der Verfahrensdokumentation liegen in der Verantwortung des Unternehmers. Steuerberater können hierbei wertvolle Unterstützung leisten, indem sie ihre Expertise einbringen und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Fazit
Die Verfahrensdokumentation ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Unternehmens. Sie hilft nicht nur, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern trägt auch zur Optimierung der internen Prozesse bei. Durch eine sorgfältig erstellte und regelmäßig aktualisierte Verfahrensdokumentation können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen und einen transparenten Einblick in ihre digitalen Steuerunterlagen gewährleisten. Nutzen Sie die Möglichkeit, mit einer gut geführten Verfahrensdokumentation den Grundstein für ein strukturiertes und zukunftssicheres Unternehmensmanagement zu legen.
