Viele Steuerkanzleien stehen regelmäßig vor der Herausforderung: Mandantensysteme liefern Daten, aber es fehlt die DATEV-Schnittstelle. Doch genau das muss kein Hindernis sein. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Bewegungsdaten auch ohne direkte Schnittstelle einfach, effizient und regelkonform in DATEV Rechnungswesen importieren können – praxisnah erklärt und sofort umsetzbar.

Warum eine Schnittstelle nicht zwingend notwendig ist

In der Theorie klingt es einfach: Die Mandantensoftware hat eine DATEV-Schnittstelle, die Buchungsdaten werden automatisiert übertragen, fertig. Die Praxis sieht oft anders aus. Viele Systeme werben mit einer „DATEV-Integration“, bieten jedoch keine vollständige Schnittstelle. Doch anstatt sich davon ausbremsen zu lassen, sollten Sie alternative Importformate nutzen.

Das Zauberwort lautet: ASCII-Import als Buchungsvorschlag.

Dieses Format ermöglicht den Import von Bewegungsdaten mit nur zwei Pflichtfeldern: dem Umsatzbetrag und dem Buchungsdatum. Weitere Informationen können – müssen aber nicht – ergänzt werden, was den Einstieg besonders leicht macht.

So funktioniert der Import – Schritt für Schritt

1. Vorbereitung der Quelldaten: Exportieren Sie die Ausgangsrechnungen oder andere Bewegungsdaten z. B. aus einem ERP-System in ein CSV-Format. Wichtig sind dabei Spalten wie Rechnungsnummer, Datum, Umsatzbetrag und ggf. der Steuersatz.
2. ASCII-Importformat auswählen: In DATEV Rechnungswesen steht unter „Belege manuell importieren“ der ASCII-Importmanager zur Verfügung. Hier können Sie individuelle Importformate anlegen – z. B. für Ausgangsrechnungen.
3. Zuordnung der Felder: Ordnen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden DATEV-Feldern zu. Besonders hilfreich: Textfelder lassen sich später in einer Lern-Datei zur Kontierung heranziehen (z. B. zur Auswertung des Steuersatzes).
4. Lern-Dateien nutzen: Legen Sie eine Lern-Datei an, die basierend auf bestimmten Inhalten (z. B. „19% USt“) automatisch auf das richtige Konto (z. B. Erlöse 19% USt) bucht. So sparen Sie sich aufwändige Nachbearbeitungen.
5. Import durchführen & Buchungsvorschläge verarbeiten: Nach dem Import können Sie Buchungsvorschläge mit wenigen Klicks in echte Buchungssätze umwandeln – auch im Stapel.
6. Automatische Verbuchung aktivieren: Mit einem Klick auf die automatische Verarbeitung für sichere und unsichere Belege reduzieren Sie den manuellen Aufwand erheblich.

Vorteile für Ihre Kanzlei

• Flexibilität: Sie sind unabhängig von Systemen mit echter DATEV-Schnittstelle.
• Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit für Datenimporte reduziert sich drastisch.
• Prozesssicherheit: Durch Lern-Dateien wird die Kontierung konsistent und nachvollziehbar.
• Mandantenzufriedenheit: Auch „schwierige“ Mandantenanwendungen können eingebunden werden.

Unser Tipp aus der Praxis

Auch wenn es verlockend ist: Sparen Sie nicht bei der Lern-Datei. Sie ist der Schlüssel zu einem wirklich effizienten Importprozess. Legen Sie diese direkt für neue Datenimporte an und profitieren Sie sofort – nicht erst im nächsten Monat.

Fazit: Digitalisierung braucht keine Schnittstelle

Der Import von Daten in DATEV Rechnungswesen funktioniert auch ohne technische Schnittstelle schnell, sicher und professionell. Mit ein wenig Vorarbeit, der richtigen Formatvorlage und intelligenten Lern-Dateien wird aus einer vermeintlichen Hürde ein echter Effizienzgewinn.

Als Accountico GmbH unterstützen wir Steuerkanzleien dabei, ihre DATEV-Umgebung optimal aufzustellen und alle Potenziale der Digitalisierung zu nutzen – auch jenseits klassischer Schnittstellen.

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