Slide Die digitale Transforamtion
in der Steuerkanzlei
So gestalten Sie die digitale Transformation in Ihrer Steuerkanzlei. Strukturiert und systematiserte Prozesse durch den Einsatz digitaler Lösungen Über Uns Illustration 2 Über Uns Illustration 2 Über Uns Illustration 2 Über Uns Illustration 2 Accountico Home Icon 1 Mehr erfahren in einem persönlichen Gespräch chevron_right
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Als Inhaber oder Inhaberinn einer Steuerkanzlei strukturiert durch die Digitalisierung Ihrer Kanzlei.

Gerade in Steuerkanzleien liegt ein verborgenes Potential. Das Potential bleibt jedoch meistens unentdeckt, da Kanzleiinhaber*innen es entweder nicht erkennen oder nicht entfalten können. Wenn sie darauf aufmerksam gemacht werden, dann überhören Sie es getrost. „Ach, Digitalisierung, läuft doch auch ohne“. Das Problem ist, dass mit dem Begriff oftmals sehr großzügig umgegangen wird, was wirklich dahinter steckt wissen die wenigsten.

Was Digitalisierung wirklich bedeutet:

1. Digitalisierung schafft Strukturen

Durch die Einführung digitaler Systeme (egal in welchem Bereich), werden Strukturen geschaffen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass eine Kanzlei sich dazu entscheidet ein Tool für die Mitarbeiterkommunikation einzuführen. Somit entfällt die Kommunikation mit Hilfe von E-Mail und es können feste Strukturen festgelegt werden. So zum Beispiel für die Aufgabenverteilung, welche dann nicht mehr zwischen Tür und Angel oder über das E-Mail-Postfach geschieht, sondern über ein einheitliches System mit Fristenüberwachung und Eskalationsstufen, die zum Beispiel im Falle der Erkrankung eines Mitarbeiters, dafür sorgt, dass trotzdem keine Fristen verpasst werden.

2. Digitalisierung beugt Fachkräftemangel vor

Durch digitale Prozesse sollen keine Mitarbeiter ersetzt werden, sondern der Ausfall von Fachkräften und Schlüsselpersonen soll abgefedert werden. Um auf das Beispiel von weiter oben zurückzugreifen, kann ein einheitliches System, dazu beitragen, dass wichtige Fristen auch beim Ausfall von Mitarbeitern nicht versäumt werden.

Darüber hinaus können zeitaufwendige Prozesse zum Teil auch automatisiert werden, was dabei hilft Mitarbeiter zu entlasten. Häufig werden solche Automatisierungsschritte von Kanzleiinhaber*innen bei Themen wie die Erinnerung der Mandanten an Finanz- und Lohnbuchhaltungsunterlagen, oder Unterlagen für die Steuererklärung genutzt. Aber zum Beispiel auch in der Buchhaltung selbst, kann der Einsatz von KI Buchungsvorschläge anbieten, die dann übernommen oder angepasst werden. Die Bandbreite reicht hier von Lösungen wie Lexoffice, mit denen man die Kommunikation mit dem Mandanten erleichtert und im Regelfall auch verbessert, bis hin zu Lösungen von DATEV wie dem „Automatisierungsservice“ (Art.-Nr. 24099).

3. Digitalisierung systematisiert Prozesse

Die größte Herausforderung für Kanzleiinhaber*innen ist meist die Systematisierung von Prozessen um somit nicht nur die Effektivität der Mitarbeiter zu optimieren, sondern auch um einen besseren Überblick über Aufgaben, Fristen und Absprachen zu schaffen.

Bevorzugt werden hier Lösungen implementiert, die zum einen das interne Wissensmanagment erleichtern und somit auch den Wissentransfer anregen und das Anlernen von neuen Mitarbeitern erleichtert. Zum anderen werden Systeme, die einen Überblick über Aufgaben, Fristen und Absprachen geben implementiert um das strukturierte Arbeiten zu ermöglichen. In solch einem System können anschließend auch Arbeitszeiten erfasst werden, die anschließend, je nach Wunsch, teil- oder vollautomatisiert fakturiert werden.

4. Digitalisierung ermöglicht eine verbesserte Kommunikation sowohl innerhalb der Kanzlei, als auch außerhalb der Kanzlei (z.B. mit den Mandaten)

Dieser Punkt greift stark in den ersten Punkt hinein. Denn zu der Strukturierung der Prozesse gehört definitiv auch die Strukturierung und Verbesserung der Kommunikation sowohl innerhalb der Kanzlei, als auch außerhalb der Kanzlei.

So kann die Aufgabenverteilung und auch Nachverfolgung über eine Wiedervorlage durch ein digitales System effizienter und fehlerfreier gestaltet werden.

Dies erleichtert den Arbeitsalltag aller Kanzleimitarbeiter*innen ungemein.

Ebenso gilt das auch für die Kommunikation mit den Mandaten. Da bleibt zu klären über welche Wege die Kommunikation stattfindet und wie die Antworten erfolgen.

Ein typischer Prozess:

E-Mail mit einer Frage kommt rein -> geht ins info Postfach, weil der Mandant keinen Ansprechpartner mehr im Kopf hatte -> Anfrage wird von vielen gesehen, aber von niemanden bearbeitet solange diese nicht explizit als Aufgabe verteilt wird. Hierbei würde es helfen, wenn ein System an die offene Aufgabe erinnern würde, sodass diese an den jeweiligen Sachbearbeiter verteilt wird und somit abgearbeitet werden kann.

5. Stärkt die Zufriedenheit der Mandaten

Ihre Mandanten merken Ihre Arbeitsweise und begrüßen es, wenn ihnen klare Strukturen gegeben werden. Denn nur so kann eine schnelle Reaktionszeit garantiert werden. Ebenso erfreut sich der Mandant über innovative Wege, die ihm selbst Arbeit ersparen. So zum Beispiel in der Buchhaltung. Der Verzicht auf den Pendelordner, kann für den Mandanten schon ein gewaltiger Pluspunkt sein. Auch wenn man denkt, dass diese Arbeitsweise sich so langsam etabliert und der Pendelordner in vielen Kanzleien schon wegfällt, beobachten wir es oft, dass im besten Fall die Mandanten zufrieden sind, weil sie ihre Buchhaltung digital erledigen können. Auf der anderen Seite die Steuerkanzlei unzufrieden ist, weil die Daten nicht wunschgemäß erfasst sind, die Daten nicht richtig in die Kanzleisoftware überspielt werden oder oder oder…

Deswegen muss man den Mandanten bei der Implementierung der neuen Prozesse helfen, man darf ihn damit nicht alleine lassen, sondern man muss sich mit den jeweiligen Herausforderungen auseinandersetzten und passende Lösungen für und mit den Mandanten entwickeln.

 

So steht einer zukunftsfähigen und erfolgreichen Kanzlei nichts mehr im Weg.

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