Die Automatisierung im Finanzwesen entwickelt sich rasant weiter, und für viele Steuerkanzleien und Unternehmen ist der Automatisierungsservice Bank der nächste logische Schritt hin zu einer effizienteren Buchhaltung. Gerade im Zusammenspiel mit DATEV bietet dieser Service enorme Potenziale zur Entlastung im Arbeitsalltag. Doch wie funktioniert er genau, wie erkennst du automatisch generierte Buchungsvorschläge und was musst du beachten, um Fehler zu vermeiden? In diesem Beitrag geben wir dir praxisnahe Antworten.

So erkennst du Buchungsvorschläge aus dem Automatisierungsservice Bank

Die Identifikation automatisierter Buchungsvorschläge ist einfach, wenn du weißt, worauf du achten musst:

1. Lampen-Symbol mit Roboter: Wenn hinter dem Lampen-Symbol ein kleiner Roboter erscheint, handelt es sich um einen durch den Automatisierungsservice erzeugten Vorschlag.
2. Spalte „AS“: Diese optionale Spalte zeigt ebenfalls über ein Robotersymbol an, ob eine Buchung automatisiert erstellt wurde.

Diese visuelle Kennzeichnung ermöglicht eine schnelle Einordnung der Buchungen und erleichtert die Prüfung im Tagesgeschäft.

Intelligente Mustererkennung für wiederkehrende Buchungen

Ein großer Vorteil des Automatisierungsservice Bank liegt in seiner Fähigkeit, wiederkehrende Zahlungen auf Basis von historischen Daten korrekt zu erkennen und zu verbuchen:

• Zahlungen an z. B. die Nürnberger Versicherung werden automatisch erkannt.
• Das System trägt passende Buchungstexte wie Jahr und Monat in das Belegfeld ein.
• Bei identischem Auftraggeber und Verwendungszweck erfolgt eine automatische Zuordnung.
• Grüne Lampensymbole zeigen dir: Der Buchungsvorschlag stimmt mit früheren Vorgängen überein.

Was passiert bei neuen Sachverhalten?

Neue oder unbekannte Zahlungsvorgänge können nicht automatisch verbucht werden. Hier kommt dein Expertenwissen ins Spiel:

• Bei einer Erstattung durch die Nürnberger Versicherung erscheint z. B. ein gelbes Fragezeichen.
• Das bedeutet: Manuelle Prüfung notwendig!
• Kontrolliere Gegenkonto, Steuerkennzeichen und Betrag genau, bevor du den Vorschlag übernimmst.

So behältst du trotz Automatisierung die Kontrolle über die Qualität deiner Buchhaltung.

Fehlerquellen erkennen und vermeiden

Automatisierung ist nur so gut wie die hinterlegten Stammdaten und Prozesse. Ein typisches Beispiel für eine Fehlbuchung:

• Eine Abbuchung der Alten Leipziger Versicherung sollte auf Konto 3770 gebucht werden.
• Aufgrund des Verwendungszwecks mit „Accountico GmbH“ wurde sie jedoch fälschlich dem Kreditor zugeordnet.
• Ursache: Die automatische OP-Suche hat Vorrang gegenüber dem Automatisierungsservice.

Lösung:

• Stammdaten prüfen und ggf. Konto- oder Kreditorbezeichnungen anpassen.
• Alte Vorschläge löschen, dann erneut einspielen – fertig.

Automatisierungsservice vs. Lernregeln: Was ist besser?

Lernregeln (LN-Dateien) genießen Vorrang, auch wenn sie fehlerhaft sind. Deshalb ist ein bewusster Umgang mit beiden Systemen essenziell:

• Entferne fehlerhafte oder überholte Lernregeln, um die Vorteile des Automatisierungsservice voll auszuschöpfen.
• Nutze den elektronischen Kontoauszugsmanager aktiv, um Transparenz und Kontrolle zu behalten.

Wo der Automatisierungsservice besonders punktet

Im Gegensatz zu starren Lernregeln kann der Automatisierungsservice Bank auch variable Buchungstexte korrekt verarbeiten. Das ist ein großer Vorteil bei:

• Quartalsweisen Steuerzahlungen
• Kontoführungsgebühren
• Schwankenden Transaktionen von Zahlungsdienstleistern

Fazit: Mit dem richtigen Know-how zur automatisierten Buchhaltung

Der Automatisierungsservice Bank kann deine Buchhaltung spürbar entlasten – vorausgesetzt, du verstehst seine Funktionsweise und passt deine Prozesse entsprechend an. Mit gezieltem Einsatz lassen sich wiederkehrende Vorgänge effizient automatisieren, Fehlerquellen eliminieren und wertvolle Zeit sparen.

Die Expert:innen der Accountico GmbH kennen die Anforderungen moderner Steuerkanzleien und beraten dich praxisnah zur optimalen Nutzung des Automatisierungsservice Bank.

Jetzt Kontakt aufnehmen: accountico.de | 0231 90038490 | info@accountico.de