Ein Praxisleitfaden für Steuerkanzleien zur optimalen Nutzung digitaler Rechnungsprozesse
Die Anforderungen an eine moderne Steuerkanzlei wachsen stetig. Insbesondere die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten und eine effiziente Prozessgestaltung im Rechnungswesen stehen dabei im Mittelpunkt. Ein Thema, das in der Praxis für viele Kanzleien und deren Mandanten zunehmend an Relevanz gewinnt, ist die professionelle Erstellung und Verbuchung von Abschlags- und Schlussrechnungen – insbesondere mit DATEV Auftragswesen Next und der Verbuchung im DATEV Rechnungswesen.
Als Accountico GmbH begleiten wir Kanzleien bei genau diesen digitalen Prozessen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit den neuen Funktionen im DATEV Auftragswesen Next praxistauglich und rechtssicher arbeiten können.
Warum überhaupt Abschlags- und Schlussrechnungen?
Gerade bei langfristigen oder projektbasierten Leistungen ist es üblich, Zwischenabrechnungen (Abschlagsrechnungen) zu stellen. Sie sichern die Liquidität und dokumentieren den Projektfortschritt. Die Schlussrechnung stellt die endgültige Abrechnung dar und verrechnet alle geleisteten Zahlungen.
So funktioniert die Erstellung im DATEV Auftragswesen Next
- Auftragsbestätigung anlegen: Grundlage jeder Abschlagsrechnung ist ein Auftrag. Dieser wird im System angelegt und mit einer eindeutigen Auftragsnummer versehen.
- Abschlagsrechnung erstellen:
- Über den Button „weiterführen“ können Anzahlungen generiert werden.
- Es muss ein Betrag hinterlegt und der Beleg abgeschlossen werden.
- Wichtig: Die Rechnung sollte als bezahlt markiert werden, damit sie später korrekt in der Schlussrechnung verrechnet wird.
- Schlussrechnung schreiben:
- Ebenfalls über „weiterführen“ wird die Schlussrechnung auf Basis des ursprünglichen Auftrags erstellt.
- Die geleisteten Abschläge werden automatisch oder manuell abgezogen.
- Nach dem Abschluss ist der Vorgang nicht mehr änderbar – Änderungen erfordern eine Stornierung.
Verbuchung im DATEV Rechnungswesen
Nach Bereitstellung der Belege aus Unternehmen Online erfolgt die Verbuchung im DATEV Rechnungswesen:
- Über Belegabruf werden die Rechnungen importiert.
- Die Abschlagsrechnung wird mit dem Buchungstyp „Abschlagsrechnung“ versehen und über ein Verrechnungskonto gebucht.
- Die Zahlung erfolgt auf den Debitor und wird automatisch mit der Rechnung verknüpft.
- Die Schlussrechnung erfordert ebenfalls den passenden Buchungstyp. Hier wird die zuvor gebuchte Anzahlung korrekt aufgelöst.
Ein Wermutstropfen: Die fehlende Buchungstyp-Übertragung aus Unternehmen Online erfordert manuelle Nacharbeit im DATEV Rechnungswesen. Dennoch bleibt der Prozess insgesamt transparent und nachvollziehbar.
Fazit: Für wen lohnt sich die Nutzung von Auftragswesen Next?
Mit einem Preis von ca. 7 € pro Monat ist das Tool besonders für kleinere Mandanten mit einfachen Anforderungen geeignet. Für komplexere Anforderungen oder eine häufige Notwendigkeit zur Korrektur ist ggf. eine externe Lösung wie Easybill sinnvoller.
Als Accountico GmbH beraten wir Sie, welche Lösung zu Ihrer Kanzlei und zu Ihren Mandanten passt. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung, Schulung und Prozessintegration.
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