In vielen Steuerkanzleien sorgt die Istbesteuerung in Verbindung mit der Offenen-Posten-Buchhaltung regelmäßig für Verwirrung – insbesondere, wenn DATEV Rechnungswesen scheinbar „falsche“ Steuerschlüssel verwendet. Die gute Nachricht: Dieses Verhalten ist nachvollziehbar, lässt sich gezielt vermeiden – und wir zeigen Ihnen, wie.
Der Kern des Problems: Istbesteuerung + OP-Buchhaltung
Kleine Unternehmen entscheiden sich oft aus Liquiditätsgründen für die Istbesteuerung: Die Umsatzsteuer muss erst mit Zahlungseingang abgeführt werden. Gleichzeitig arbeiten viele dieser Unternehmen – oft auch auf Empfehlung ihrer Steuerberater – mit einer Offenen-Posten-Buchhaltung, um bessere Auswertungen und einen besseren Überblick über offene Forderungen zu erhalten.
Hier beginnt die Herausforderung: Wird bei Zahlungseingängen nicht korrekt auf den zugehörigen OP gebucht, kann DATEV den Steuersachverhalt nicht eindeutig zuordnen. Folge: Ein pauschaler Steuerschlüssel (z. B. 3 für 19 %) wird gesetzt – auch wenn der Umsatz eigentlich steuerfrei war.
DATEV handelt nach dem Vorsichtsprinzip
DATEV verfolgt bei nicht eindeutigen Buchungssituationen ein einfaches Prinzip: Lieber zu viel Umsatzsteuer ausweisen als zu wenig. Deshalb wird bei unsauberem Buchungsverhalten die Umsatzsteuer pauschal umgebucht – selbst wenn sie im ursprünglichen Beleg gar nicht enthalten war (z. B. bei Leistungen nach §13b UStG oder innergemeinschaftlichen Lieferungen).
Typische Fehlerquellen:
- Manuelle Buchung statt OP-Ausgleich
Ohne Auswahl eines offenen Postens fehlt DATEV die Referenz – ein pauschaler Steuerschlüssel wird gesetzt. - Import aus Fremdsystemen ohne saubere Steuerlogik
Bei Amazon-, eBay- oder Shopify-Buchungen aus Drittanwendungen fehlt häufig die Unterscheidung nach Steuermerkmalen – DATEV setzt dann standardmäßig den deutschen Steuersatz.
So geht’s richtig: Steuerlich sauber buchen mit DATEV
1. Immer über die OP-Suche buchen
Nutzen Sie beim Zahlungseingang stets die offene Postensuche. So erkennt DATEV den Belegbezug und setzt automatisch den richtigen Steuerschlüssel, inklusive Auflösung von „Umsatzsteuer nicht fällig“ zu „fällig“.
2. Steuerfreie Vorgänge korrekt erfassen
Bei Rechnungen mit gemischten Steuersätzen oder steuerfreien Umsätzen (z. B. §13b) ist die OP-Auswahl besonders wichtig – nur so unterbleibt eine fehlerhafte Umbuchung.
3. Sonderfall: Importbuchungen aus dem Onlinehandel
Onlinehändler arbeiten oft mit Importlösungen. Doch viele Tools berücksichtigen nicht die Anforderungen der Istbesteuerung. Der Import enthält dann keine sauberen Steuerkennzeichen, was zu fehlerhaften Umsatzsteuerausweisen führt.
Tipp: In diesen Fällen empfiehlt es sich, auf die Sollbesteuerung umzustellen – insbesondere, wenn ohnehin meist per Vorkasse gezahlt wird. So sparen Sie sich viele technische Probleme.
Unsere Empfehlung: Automatisierte Aufbereitung mit System
Wenn Sie oder Ihre Mandanten im E-Commerce tätig sind, brauchen Sie eine saubere, DATEV-konforme Schnittstelle für Bestellungen und Zahlungen. Der Schlüssel liegt in einer standardisierten, steuerlich korrekten Datenaufbereitung, die sowohl OP-Ausgleich als auch Steuerlogik berücksichtigt.
Wir von der Accountico GmbH arbeiten seit Jahren erfolgreich mit spezialisierten Tools und Dienstleistern zusammen, um saubere DATEV-Exporte für Amazon, Shopify & Co. zu ermöglichen – inklusive richtiger Steuerschlüssel, korrektem OP-Ausgleich und maximaler Zeitersparnis.
Fazit: Saubere Prozesse verhindern falsche Steuerschlüssel
Die Istbesteuerung ist kein Hindernis – wenn man die technischen und fachlichen Spielregeln kennt. Entscheidend ist die richtige Buchungsmethodik in DATEV Rechnungswesen, ergänzt durch strukturierte Imports bei Onlinehändlern.
Sie möchten Ihre Mandantenprozesse rund um DATEV optimieren, Automatisierungslösungen einführen oder Ihre Importdaten auf Vordermann bringen?
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