Als Inhaber oder Inhaberin einer Steuerkanzlei strukturiert durch die Digitalisierung Ihrer Kanzlei.
18. Dezember 2021
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Es gibt die verschiedensten Ansätze bei der Zeiterfassung in den Steuerkanzleien. Gerade wenn es um die Abrechnung von Sonderleistung geht, gibt es in vielen Fällen nur zwei extreme. Entweder die, die weder Ihre Zeiten erfassen noch, die dazu die Zeiten in Rechnung stellen und die, die jede angefangene Minute im 15-Minuten Takt abrechnen. Welcher Weg der richtige ist, lässt sich schwer beurteilen. Was viele jedoch unterschätzen ist, wie große der Zeitaufwand in manchen Beratungsleistungen ist. Eine Arbeits- und Projektzeiterfassung hilft dabei diese Probleme zu lösen und eine vorbereitende Zeiterfassung sowohl für den Lohn, als auch für die Faktura von Sonderleistung zu ermöglichen. Dabei gibt es verschieden Möglichkeiten, die Leistungserfassung mit der Zeiterfassung zu koppeln. Was jedoch schon mal gesagt werden kann, die Kanzleisoftware ist dabei nur selten die beste Wahl. Es gibt einige Punkte, die bei der Auswahl und der Implementierung eines Systems berücksichtigt werden müssen, auf die wir hier in diesem Artikel eingehen wollen.
1. Schritt - Auswahl des richtigen Softwaresystems
Im ersten Schritt geht es darum, das passende System zu ausfindig zu machen. Bei der Analyse sollten einige Punkte beachtet werden, damit man nicht voreilig das falsche System auswählt und im Nachhinein herausfindet, welche Funktionen einem noch fehlen oder, dass das System nicht den Anforderungen entspricht. Folgende Punkte sollten beachtet werden: Wie groß ist der Implementierungsaufwand Zum einen der Initialaufwand und zum anderen die Implementierung an jedem einzelnen Arbeitsplatz Werden die Datenschutzvoraussetzung erfüllt Wie umfangreich ist das System Zu beachten gilt hierbei: je umfangreicher das System, desto höher der Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern Kann die Zeiterfassung aus lokalen Anwendungen gestartet Hier vor allem zu prüfen, ob die Zeiterfassung aus der Kanzleisoftware möglich ist Bietet das System eine Anbindung an die Rechnungserstellung Bietet das System eine Anbindung an das Lohnprogramm Sobald diese Fragen geklärt sind und das passende System gefunden ist, geht es weiter mit Schritt 2. (Hier: Softwarelösungen für die Zeiterfassung)
2. Schritt - Planung der Implementierung
Als Nächstes gilt es die Implementierung eines Systems zu planen. „Ein Ziel ohne Plan, ist nur ein Wunsch“ – Larry Edler. Wenn Sie nicht unnötig viel Geld und Zeit bei der Implementierung eines Zeiterfassungssystems verschwenden möchten, dann müssen Sie bereit sein, Zeit in die Planung zu investieren. Insgesamt ist die Planungsetappe einer der wichtigsten in jedem Projekt. In der Planung sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter einbeziehen, um auf der einen Seite auch deren Vorstellung und Wünsche mit einzubeziehen, auf der anderen Seite aber auch herauszufinden, wie große das Arbeitspensum und die Integrationsetappen jeweils sein können, ohne Ihre Mitarbeiter zu überfordern. Am Ende einer solchen Planungsetappe, sollte ein genauer Fahrplan entstehen, welcher eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Umsetzung bietet.
3. Schritt - Implementierung und Schulung
Wenn das System ausgewählt ist und der Fahrplan steht, ist nun die eigentliche Implementierung an der Reihe. Bei der Implementierung sollten Sie darauf achten, dass alle Schritte dokumentiert werden und die Funktionsfähigkeit von alten Systemen nicht zu schnell eingestellt wird. Unvorhergesehene Probleme können so nicht mehr durch alte Systeme aufgefangen werden, dementsprechend sollten alte Systeme erst nach der vollständigen Implementierung und einer ausführlichen Einführungsphase abgeschaltet werden. Diesen 3-Schritte Plan, sollten Sie bei der Implementierung eines Zeiterfassungssystem beachten. Im Folgenden eine Auswahl an Zeiterfassungssysteme für Ihre Steuerkanzlei:
- Clockodo
- ClockIn
- Timebro
- TimeTac
- TimeBuzzer
Wenn Sie mehr zu diesen Systemen erfahren möchten oder Sie gegebenenfalls schon ein Zeiterfassungssystem im Einsatz haben und über die Möglichkeiten der automatisierten Rechnungserstellung erfahren möchten, dann nutzen Sie die Gelegenheit ein kostenfreies Erstgespräch mit uns zu vereinbaren.
